Gestisce il protocollo per l’inserimento e la tracciabilità degli atti e delle comunicazioni, nonché l’archiviazione e la catalogazione dei documenti, assicurando la loro conservazione in conformità alle normative di legge. Il servizio contribuisce anche alla digitalizzazione e alla gestione elettronica dei documenti, migliorando l’efficienza e l’accessibilità delle informazioni.

Competenze:

-Attività di coordinamento con i Comuni del territorio ove previsto dalle relative attività istituzionali; 
- Gestione delle sedi di Rappresentanza in coordinamento con eventuali altri dirigenti coinvolti; 
- Aggiornamento elenco dei rappresentanti della Provincia presso enti, aziende ed istituzioni, con formazione ed aggiornamento dei relativi fascicoli; 
- Agevolazione dell'accesso e della fruizione dei servizi; 
- Promozione della trasparenza dei procedimenti amministrativi; 
- Disciplina e regola l'ingresso dei visitatori nelle sedi dell'ente; 
- Gestione centralino telefonico, smistamento telefonate, ecc; 
- Tenuta dell'albo pretorio e cura della pubblicazione e dell'esecutività degli atti della Provincia, nonché della pubblicazione di atti di altri Enti, manifesti, stampe, ecc., anche in formato elettronico; 
- Ricezione e spedizione materiale e corrispondenza degli uffici, curando i rapporti con i gestori dei servizi; 
- Organizzazione del sistema di gestione dei flussi e della classificazione dei documenti, smistamento e assegnazione dei documenti alle unità organizzative responsabili; 
- Costituzione e repertoriazione dei fascicoli, individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente; 
- Aggiornamento del manuale di gestione del protocollo informatico; 
- Produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; 
- Selezione periodica dei documenti e dello scarto o trasferimento nella separata sezione di archivio del materiale destinato alla conservazione permanente; 
- Definizione dei livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentazione delle forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei 
dati personali; 
- Gestione le polizze assicurative dell'ente; 
- Gestione, previa verifica di congruità da parte degli uffici competenti, delle utenze telefoniche, dell’energia elettrica e del servizio idrico; 
- Gestione dei rapporti contrattuali per i servizi postali e la pulizia dei locali; 
- Gestione di tutte le pubblicazioni sul sito istituzionale richieste dalla vigente normativa in materia di trasparenza; 
- Gestione ed aggiornamento di altri siti tematici, spazi di community e più in generale, attività di comunicazione sui nuovi media; 
- Attuazione, in raccordo con tutti, delle necessarie operazioni relative alla trasparenza ed all'accesso civico dell'Amministrazione, come previsto dalle normative vigenti; 
- Direzione gerarchica delle strutture a supporto agli organi di direzione (Ufficio di Presidenza);